Zarządzanie projektami nie jest sexy

by | Sie 20, 2020 | PM | 0 comments

Jestem pewien, że nie raz i nie dwa każdy z nas, pełniących powiązane z prowadzeniem projektów role w organizacjach, stykał się z niezrozumieniem współpracowników. Większość z nich bierze udział w projektach, stąd wie o wielu różnych, szczegółowych czynnościach, które wykonujemy. Ta sama większość jednak, nigdy nie miała potrzeby zgłębić istoty tych działań. Wielu z nich ma wyrobione zdanie, na przykład na podstawie jakichś wyjątkowo spektakularnych interwencji w projektach, w których brali udział. To daje zwykle mocno subiektywny i jednostronny obraz tej kompetencji. Mało kto świadomie przygląda się Project Managerom. Nie czarujmy się, to nie jest najbardziej zajmująca rzecz jaką można robić w organizacji.

Załóżmy więc, że wykazując zrozumienie dla tej sytuacji, my, kierownicy projektów, przejmujemy inicjatywę. Próbujemy naszym współpracownikom wyjaśnić, na czym właściwie polega zarządzanie projektem. Ktoś nas pyta: „zajmujesz się zarządzaniem projektami, czyli?” Co byśmy powiedzieli? Mnie, w pierwszym momencie nie było aż tak łatwo odpowiedzieć na to pytanie. Postanowiłem więc sprecyzować, stworzyć pewnego rodzaju „elevator pitch”.

Zaczynając od definicji…

Zabrałem się za to dość standardowo, zaczynając od samego projektu. W dzisiejszych czasach, gdy projektem bywa niemal wszystko, jest to wydaje się dobry punkt wyjścia. Sprecyzujmy więc: projekt jest to więc zwykle zamiar, obarczony pewną dozą niepewności, mający swój początek i koniec. Ze względu na tą niepewność, jak i fakt iż zamiar ów powinien lepiej lub gorzej realizować jakiś cel, zyskuje on na zastosowaniu pewnych metod w doprowadzeniu go do końca. Metody te polegają na kontroli zakresu, kosztów, realizacji kamieni milowych i jakości wytwarzanych prac. Używa się następujących technik… w tym momencie najprawdopodobniej nie mam już publiczności.

Doskonale rozumiem, dlaczego mało strawny opis, nam, wykonującym obowiązki liderów projektów, może zupełnie nie przeszkadzać. Może nam dawać poczucie ekskluzywności naszych kompetencji i upewniać nas, że dziedzina jakiej nieraz sporo poświęciliśmy, nie jest jakąś szemraną wydmuszką. Wiem, jak to działa bo też zajmuję się tą dziedziną. Jak jednak przekazać nasze niewątpliwie wielopoziomowe i wyrafinowane zrozumienie zarządzania projektami innym? Tym, którzy korzystają z naszej pomocy, ale niekoniecznie chcą poświęcać wysiłek by zgłębiać coś co interesuje nas bardziej niż ich? Albo i więcej. Jak na własny użytek sprecyzować rozumienie istoty tej dziedziny, tak by móc do niej wracać, gdy nie wiemy co robić w projekcie?

To w ogóle jest ciekawy temat. Być może wielu z nas zgodzi się, że rozumienie istoty naszej kompetencji, służy nie tylko przekazywaniu jej innym. Sprecyzowanie na swój użytek istoty zarządzania projektami, służy również mi samemu w działaniach, które tej dziedziny dotyczą. Pozwala podejmować trudne decyzje, w sytuacjach ograniczonej ilości czasu bądź informacji. Zdać się na intuicję. W wielu sytuacjach to dobra metoda podejmowania decyzji, gdyż alternatywą jest przeprocesowanie ogromnej ilości za i przeciw z różnych szczegółowych dziedzin. Oczywiście bezrefleksyjne poleganie na intuicji prowadzi do nadmiernych uproszczeń i działa tylko wtedy, gdy rzeczywiście coś rozumiemy. Jest natomiast z pewnością przydatne w sytuacjach, które uciekają prostym kryteriom ewaluacji.

A dochodząc do istoty

Spróbujmy więc ominąć definicje i podejść do istoty. Po co jest nam potrzebne zarządzanie projektami?

Po pierwsze, rzeczy które robimy za jego pomocą, są skomplikowane. By je robić, nie wystarczy więc, że jesteśmy specjalistą w którejś z dziedzin, będących częścią tego projektu. Potrzebujemy połączyć wiele specjalności ( i specjalistów), tak by zadziałali razem. Zarządzanie projektem można więc opisać jako wyspecjalizowanie w łączeniu specjalizacji.

Ta część obejmuje zaawansowaną komunikację, metody przepływu wiedzy, organizację i koordynację zadań, ale także całą dziedzinę przywództwa, która jest coraz bardziej istotna w dzisiejszej rzeczywistości project managera.

Po drugie, rzeczy które robimy w trakcie projektów są również wielotorowe i mało przewidywalne. Do rezultatu projektu nie prowadzi jedna powtarzalna ścieżka, ale zestaw wyborów pomiędzy scenariuszami, z których każdy jesteśmy w stanie opisać jedynie częściowo. Zarządzanie projektem służy więc unikaniu bycia ciągle zaskakiwanym i podejmowaniu dobrych decyzji w ciągłej niepewności, wynikającej z niepełnych informacji.

Mamy tutaj oczywiście całą działkę odpowiedzi na ryzyko, planowania i oceny prawdopodobieństwa, oceny stanu działań i cały ten twardy project management, który niepotrzebnie wydaje się tak skomplikowany.

A może bez zarządzania projektem?

Oczywiście nie zawsze robimy rzeczy skomplikowane i nieprzewidywalne. Z mojej jednak perspektywy, nie zmienia to istoty zarządzania projektem. Każe się jedynie zastanowić, czy zawsze zarządzanie projektem jest najlepszym sposobem działania. Miałem do czynienia z projektami, które nie niosły za sobą nieprzewidywalności i nie były skomplikowane. Długo próbowałem zrozumieć, w jaki sposób najlepiej używać w tego rodzaju działaniach zarządzania projektami. Po wielu eksperymentach doszedłem do wniosku, że lepiej będzie świadomie z tego podejścia zrezygnować, gdyż jest tylko nie potrzebnym obciążeniem. Dużo lepszym podejściem było tam utworzenie niezbędnych procesów i postępowanie według nich. Być może więc, podejście do zarządzania projektami poprzez powyższe kryteria ma jeszcze jedną zaletę. Może stanowić test, kiedy wogóle warto myśleć o czymś jak o projekcie?

Elevator pitch

Tak czy inaczej, gdy ktoś pyta mnie: co to właściwie jest zarządzanie projektem, odpowiadam: łączenie działań z różnych dziedzin i poszerzanie patrzenia na nie, poza moment w którym właśnie jesteśmy. Wielu ludziom to wystarczy, a tym którzy chcą wiedzieć więcej, zwykle ułatwia zadanie dalszych pytań. Użyłem tej krótkiej definicji już wiele razy i póki co efekty dają mi poczucie, że to dobry początek.

Co oczywiście nie znaczy, że wyczerpuje ona temat.

Podobał Ci się artykuł? Zapisz się na listę mailingową, by wiedzieć o kolejnych: http://eepurl.com/dC2Z-r