Na pierwszy rzut oka temat wydaje się być trywialny. Notowanie nie jest niczym trudnym, prawda? Każdy to robi, bo każdy potrzebuje notatek w różnych dziedzinach swojego życia. Mało kto jednak poświęca temu jakąś szczególną uwagę. Ja poświęciłem, ponieważ moja skuteczność w wielu dziedzinach zależy od wiedzy, którą tam przechowuję i do której chcę mieć jak najlepszy dostęp.
Pierwszy raz spotkałem się z problemem: jak dobrze utrwalać informacje, gdy zajmowałem się budowaniem zasobów wiedzy dla zespołów wsparcia IT, parę ładnych lat temu. To nie jest sztuka zanotować cokolwiek, problemy zaczynają się dopiero, gdy chcemy to jakoś wykorzystać. Oczywiście jest na to wiele sposobów. Budowanie jakiejś struktury treści za pomocą folderów, spisów treści, powiązań i tagów, czy też wyszukiwanie. Temat rzeka. Najprościej jednak zacząć od wybrania jakiegoś systemu do notowania, który do pewnego stopnia podpowiada nam rozwiązania. Dzięki temu nie musimy ich sami wymyślać. Mam tu na myśli zarówno systemy cyfrowe – zawarte zwykle w konkretnych aplikacjach, jak i analogowe, które składają się raczej z zasad działania w oparciu o kartkę i papier. Ja osobiście wolę aplikacje, na nich się więc skupię.
Bardzo podoba mi się w tym kontekście podział, o którym wiem z materiałów Tiago Forte, dzielący aplikacje na odwzorowujące trzy podstawowe style utrwalania informacji:
- Pierwszy z nich to styl Architekta – polegający na organizowaniu informacji w coś jakby budowle, by z nich następnie efektywnie korzystać.
- Drugi to styl Ogrodnika – polegający na stopniowym hodowaniu tematów, które nas interesują, poprzez kolejne skojarzenia i budowanie powiązań między nimi.
- Trzeci to styl Bibliotekarza – jego istotą jest zbieranie z wielu różnych źródeł, które następnie można na różne sposoby wykorzystać, grupując je w tematy.
Nie ma sensu ich wartościować, można jednak stwierdzić, który z nich jest bardziej lub mniej adekwatny do naszych konkretnych potrzeb. Każdy z nich może być też reprezentowany przez aplikacje, które do niego pasują.
Możemy wręcz, w różnych dziedzinach naszego życia, stosować różne style. Ja, obecnie, stosuję głównie styl Architekta, choć czasem też ściąga mnie w stronę Bibliotekarza. Co jakiś czas zresztą, wiedząc z doświadczenia, że nadmiar zebranych źródeł mi szkodzi, staram się z tym walczyć, czyszcząc i organizując notatki.
To zresztą nie jest tak, że każda konkretna aplikacja nadaje się tylko do jednego podejścia. Przytoczone style notowania są na tyle prostymi procesami, że można je zwykle wdrożyć w większości możliwych aplikacji. Pewnie z jakimiś wyjątkami – styl Ogrodnika jest na przykład o wiele prostszy to wykorzystania w aplikacjach które umożliwiają łączenie ze sobą notatek. Jeśli mamy jakiś konkretny system w głowie, dostosowana do niego aplikacja, zaoferuje nam wiele ułatwień.
W moim przypadku podstawowa potrzeba to organizacja treści w logiczne struktury, ponieważ zajmuję się głównie projektami, które wymagają wiele różnych rodzajów informacji. Zbierania źródeł i hodowania powiązań potrzebuje natomiast mniej.
Aplikacją, która jest niemal wzorcowa w tym nurcie, jest Notion, którego używam do większości bardziej zaawansowanych zbiorów informacji. Używam do tego połączenia baz danych, które ta aplikacja oferuje, dwustronnych linków między notatkami i zagnieżdżenia jednych notatek w drugich. Mam w Notion możliwość filtrowania i sortowania wszelkich obiektów, czego używam na przykład do organizowania backlogu tematów na tego bloga. Jestem też w stanie zbudować różne strony które służą mi do współpracy z innymi. Tak naprawdę ta aplikacja, co jest chyba cechą charakterystyczną dla narzędzi wspierających styl Architekta, daje ogromną elastyczność w organizacji treści.
Próbowałem też kilku aplikacji, umożliwiających zbieranie informacji w nurcie Ogrodnika. Przede wszystkim Obsidian, który jest najszybciej chyba zwiększającą popularność aplikacją na rynku, ale też Bear, która być może nie jest aż tak ukierunkowana na tego rodzaju styl, ale dzięki dynamicznym tagom i linkowaniu notatek dobrze go wspiera, nie będąc jednocześnie tak trudną do przyswojenia jak Obsidian. W którymś momencie zrezygnowałem, bo zauważyłem, że buduję raczej struktury – spisy treści i nad-strony, raczej niż organiczne zbiory notatek, bo tego właśnie potrzebuję. Robiłem więc w Obsidianie to, co Notion robi lepiej.
Przez wiele lat używałem również Evernote, która jest najprawdopodobniej najbardziej znaną aplikacją działającą w nurcie Bibliotekarza. Evernote daje wiele różnych mechanizmów, umożliwiających łatwe zbieranie w niej treści, takich jak dodatki do przeglądarek, możliwość przesyłania treści mailem, zaawansowane mechanizmy obrabiania i anotacji treści, które są już jakoś sformatowane i tak dalej. Doszedłem jednak do wniosku, że to zbieranie samo w sobie nie umożliwia mi korzystania z treści, które zebrałem, a jego łatwość powoduje jedynie, że skupiam się na chomikowaniu, a nie na wykorzystaniu. Potrzebowałem mniej zbierać, ale lepiej organizować to co mam, by łatwiej to wykorzystać. Podjąłem więc wysiłek pozbycia się wszystkiego, co po prostu leżało, „na wypadek gdyby było potrzebne” i okazało się, że do zorganizowania reszty w użyteczny system, ta aplikacja nie jest najlepszą opcją. Duża ilość treści, nawet jeśli łatwa do wyszukania, wymaga czytania, rozumienia, przypominania sobie i generalnie trzymania dużej ilości informacji w głowie.
Każdy z wymienionych do tej pory nurtów, jak i aplikacje go wspierające, są dość wyspecjalizowane. Interesując się tematem, znajdziecie również tzw. nurt Studenta, który polega najprościej mówiąc na używaniu aplikacji prostych i generycznych, które nie narzucają żadnego konkretnego sposobu myślenia o notowaniu. Czasem takie aplikacje mogą służyć również jako narzędzie do notatek tymczasowych, których nie opłaca się wkładać w bardziej skomplikowany system, a czasem jako przedsionek do tego systemu. Idealnymi przykładami takich aplikacji są Apple Notes, lub Google Keep. Używam tej pierwszej do takich rzeczy jak listy zakupów, szybkie zanotowanie adresu, czy czegoś podobnego, gdzie moja struktura notatek w Notion jest zwyczajnie przerostem formy nad treścią.
Ostatnia rzecz, to notatnik papierowy. Można by powiedzieć, że również jest dobrym przykładem prostego narzędzia do suplementacji bardziej wyspecjalizowanych aplikacji, lub dla ludzi którzy nie zdecydowali się jeszcze na nic bardziej wyspecjalizowanego, w moim jednak przypadku funkcjonuje niejako w poprzek całego systemu i przez to stanowi jego dodatkowy element. Mogę go z całą resztą zgrać, ponieważ jeśli mam taką potrzebę, skanuję notatkę telefonem i dodaję do dowolnej aplikacji cyfrowej. Możliwość skanowania dokumentów oferują wszystkie powszechnie używane chmury publiczne (choć moim zdaniem, najlepiej robi to Dropbox).
Notowanie na papierze ma jednak również specjalne właściwości. Często wybieram papier do notatek, będących efektem jakiegoś rodzaju refleksji, analizy problemu, lub wizualizacji. Jak już dokładniej opisałem w tym artykule, to lepszy wybór do tego rodzaju notatek niż jakakolwiek aplikacja cyfrowa. Używam też papieru do wizualizacji mojego dnia, pisząc na stronie oznaczonej konkretną datą najważniejsze zadania, czynności, ale też różne notatki dotyczące przebiegu tego dnia. W ramach przeglądu wykonywanego raz na tydzień, decyduję potem, czy te notatki zarchiwizować, czy przenieść w jakieś inne miejsce, by stały się użyteczne, bez konieczności szukania konkretnego miejsca w notesie, od którego z każdym dniem się oddalam.
Jak widzicie, w moim przypadku notowanie przebiega dość intencjonalnie, z użyciem kilku narzędzi, po przetestowaniu jeszcze większej ilości narzędzi i wielu eksperymentach. Moja decyzja o rezygnacji z Obsidiana na przykład, jest bardzo świeża: zrobiłem to nie dawniej niż parę miesięcy temu. Nie chcę jednak, byście zakończyli ten artykuł z myślą, że zachęcam was do budowania przekombinowanych systemów, choć ja osobiście lubię je mieć (:P). Chciałbym was jedynie zachęcić do świadomego zastanowienia się, czego potrzebujecie, mając świadomość, że istnieje wiele pomocnych pomysłów na notowanie i narzędzi, które je wspierają. W naszej codzienności otacza nas całe mnóstwo treści, mniej lub bardziej potrzebnych. Umiejętne korzystanie z nich, również poprzez wplatanie tego co jest nam potrzebne w nasze zasoby, tak by stało się użyteczne, jest, moim zdaniem, ważnym elementem osobistej produktywności. Nie da się mieć wszystkiego w głowie, a szukanie tego w szerokim otoczeniu wtedy, gdy jest nam potrzebne, może nas niepotrzebnie obciążać.
Jeśli zapytalibyście, co jest najlepszym pierwszym krokiem, powiedziałbym: wybierzcie z aplikacji o których tu piszę coś, co najbardziej wam się podoba i zobaczcie, jak tego używacie. Gdy już zobaczycie, do czego i jak używacie swoich notatek, zacznijcie szukać sposobu, by jak najlepiej wesprzeć te potrzeby. Uważam, że najprościej będzie wybrać między aplikacjami które wspomniałem, bo są najbardziej popularne, co też zresztą było powodem dlaczego je wypróbowałem. Być może jednak pójdziecie w innym kierunku. Gdy już będziecie wiedzieli, co najbardziej pasuje do tego, czego potrzebujecie, możecie zacząć się zastanawiać, jak dopracować swój system, wybierając coś dodatkowego, wymyślając procesy lub dodając inną aplikację z danego nurtu.
Jeśli podobał Ci się ten artykuł, dołącz do newslettera, by nie przegapić kolejnych.