Spróbujmy zastanowić się trochę nad różnymi sposobami podejścia do list zadań. Zakładam, że sens zapisywania tego, co chcemy zrobić, nie budzi zbyt wielu wątpliwości. Jakiej formy nie użyjemy, samo wyciągnięcie rzeczy, które chcemy zrobić, z głowy, jest już bardzo użyteczne. Mając nasze zadania przed oczami, możemy je poukładać, ocenić i wymyślić sobie najlepszą strategię do ich wykonania. Jeśli jeszcze nie zapisujecie swoich zadań, spróbujcie.
Papier
Sposobów by to zrobić, jest jednak wiele. Zacznijmy od najprostszej formy – kartki papieru. Mimo że prosta, żeby nie powiedzieć: prostacka, być może jest też jednym z najlepszych sposobów by pracować nad zadaniami. Kartka papieru ma niewielką barierę wejścia. Nie trzeba się jej uczyć, nie trzeba nic wymyślać, wystarczy zapisać to co chcemy zrobić. Ma niewielką pojemność, ogranicza więc ilość zapisanych elementów i utrzymanie ich pod kontrolą. Ma też kilka mniej oczywistych zalet. Wykreślanie zadań z kartki sprawia większą frajdę, niż ta sama operacja w wersji cyfrowej. Zrobienie kolejnych stron wymaga przepisania obecnych, co daje okazję do refleksji nad treścią. Coś co na pierwszy rzut oka jest prostą kartka papieru, tak naprawdę daje sporo podstaw do bardziej wyrafinowanego i efektywnego mechanizmu.
Aplikacje
Pora na rozwiązania cyfrowe. Można by uznać, że biją papier pod każdym względem. Dają możliwości zbierania zadań z każdego możliwego miejsca, umożliwiają dodawanie dat, etykiet, priorytetów i tak dalej. Wraz z tymi dodatkowymi możliwościami pojawiają się jednak problemy. Zwiększając łatwość złapania większej ilości zadań, ułatwiamy sobie wydłużenie listy do wielkości, z którą trudno sobie psychicznie poradzić. Listy cyfrowe nie mają limitów. Efekt często jest taki, że zmienia się ona w listę rzeczy, których zrobienia unikamy jak możemy bo ilość nas przeraża. Również bariera wejścia, poprzez nauczenie się obsługi danego rozwiązania jest wyższa. Nie zamierzam jednak wmawiać nikomu, że nie ma lepszego podejścia do listy zadań, niż kartka papieru, choć zdecydowanie uważam, że jest liczącym się graczem w tej konkurencji. Aplikacje pozwalają zarządzać wieloma kontekstami naraz, pomagają ludziom, którzy mają zadania powiązane z kilkoma projektami. Nie da się też ukryć, że przypomnienia poparte często powiadomieniami na urządzeniach mobilnych, mają sporą wartość w przypadku wielu zadań. O ile jednak nie funkcjonujemy w skomplikowanym środowisku, które tych możliwości i parametrów wymaga, typowa aplikacja, generująca listę zadań, może oprócz korzyści nieść sporo wyzwań.
Modyfikacje
Można nieco sobie pomóc, modyfikując koncepcję promowaną przez większość typowych aplikacji do zarządzania zadaniami. Wielu z moich zorientowanych na osobistą produktywność znajomych, ogranicza np ilość istotnych w danym dniu zadań. Do trzech, czy do jednego – tzw. MIT (Most Important Task). W tym modelu, przeważnie pod koniec, lub na początku dnia, wybieramy z listy zadań to, co w danym dniu najważniejsze i więcej się nią nie zajmujemy, aż do kolejnego wyboru. Moim zdaniem to bardzo dobry sposób na uniknięcie prokrastynacji, spowodowanej zbyt dużą ilością zadań i warto go spróbować.
Niektóre aplikacje, takie jak np Trello, czy TeuxDeux, oferują również możliwość zwizualizowania zadań, np na przestrzeni tygodnia. Po co? Tablice, w porównaniu do klasycznych list są czytelniejsze. Pozwalają łatwiej zorientować się w rzeczach, które zamierzamy zrobić. Istotne jest również to, że wykonując przez kilka dni istotne dla siebie zadania, tworzymy rodzaj łańcucha sprawczości, który nas napędza i ułatwia kontynuację tego cyklu. Obydwie te modyfikacje pomysłu na podstawową listę zadań, to przykład tego, jak dostosować ich pierwotną formę do swoich potrzeb i uczynić je strawniejszymi. Zastosowanie takich modyfikacji na papierze również jest oczywiście możliwe, ale zdecydowanie prostsze w dostosowanych do tego aplikacjach.
Przede wszystkim zacząć
Można oczywiście dalej zgłębiać temat. Oprócz klasycznych aplikacji do list zadań, na rynku pojawiły się jakiś czas temu również aplikacje łączące zadania z kalendarzami, czy listami śledzenia nawyków. Każdy jest w stanie znaleźć coś dla siebie. Zwolennicy aplikacji takich jak Notion, korzystając z ich elastyczności, projektują w nich najróżniejsze szablony, realizujące mnóstwo pomysłów, które potem można użyć dla siebie. Czegokolwiek jednak nie postanowimy używać, najważniejsze jest tak czy inaczej to, że nie pozostawiamy naszej produktywności przypadkowi. Zanim rzucicie się na zaawansowane rozwiązania, zacznijcie po prostu używać aplikacji, którą być może już macie na swoich urządzeniach, albo weźcie kartkę papieru i zacznijcie przyglądać się własnej konsekwencji w realizacji rzeczy, które są dla was ważne.