Zacznijmy od tego, co to jest system produktywności. Nie jest to termin, którego jednoznaczne wytłumaczenie da się znaleźć w jakiejś encyklopedii, jego użycie w kontekście tego o czy zamierzam pisać, jest więc do pewnego stopnia umowne. Nie wymyśliłem go jednak sam, można więc powiedzieć, że definicja którą chcę zaproponować jest pewnego rodzaju konsensusem, przynajmniej w grupie ludzi piszących o produktywności (których ja czytam).
Wszyscy robimy różne rzeczy, niektóre z nich zupełnie intuicyjnie, inne jednak w zaplanowany sposób. Te drugie różni na przykład poziom komplikacji. Jeśli coś jest za bardzo skomplikowane, by po prostu to zrobić, bierzemy kartkę papieru i piszemy sobie punkty, na które trzeba ten skomplikowany zamiar rozbić, abyśmy mieli szansę go ogarnąć. Kartka papieru to oczywiście jedna z wielu opcji, ale można ją nazwać początkiem systemu produktywności. Mówiąc więc ogólnie, system produktywności może nam pomóc w sytuacjach, które są zbyt skomplikowane na intuicyjne działanie. System, to zestaw różnych elementów, które współdziałają przy realizacji jakiegoś celu. System produktywności, umówmy się, będzie nam służyć do dania kopa naszej produktywności, tak by podołała skomplikowanym zamiarom.
Warto od razu powiedzieć, że kartka papieru to nie jest przenośnia. System produktywności niekoniecznie musi być cyfrowy. Różnimy się preferencjami i dla niektórych z nas, odpowiednio zorganizowany zestaw kartek papieru może być jak najbardziej odpowiedni. Nie zamierzam tego zresztą zgłębiać, tym bardziej, że to co chcę opisać, to raczej sposoby w jakie odpowiadamy naszym systemem na konkretne potrzeby, niż poszczególne narzędzia. Opis narzędzi wymaga o wiele więcej detali i raczej nie jest do ogarnięcia w jednym artykule ( choć oczywiście kusi mnie by zająć się i tym tematem, po podzieleniu go na części). Ja w każdym razie preferuję system cyfrowy. Skupmy się więc na samych potrzebach i odpowiadających na nie funkcjach. By to lepiej zobrazować, oprę się na przykładzie.
Jakiś czas temu, postawiłem sobie za cel nauczenie moich dzieci chodzenia po górach. Od dawna prosiły mnie, bym je tam zaczął zabierać, wymagało to jednak pewnych przygotowań. Nie chciałem ich zniechęcić, ani wystawić na nadmierny stres. Projekt wymagał więc sprostania specyficznym założeniom i niósł ze sobą dość skomplikowania, by zaprząc do niego system produktywności.
Lista zadań i Kalendarz
Po pierwsze, potrzebowałem zwizualizować sobie rzeczy, które muszę zrobić, aby zrealizować ten zamiar. Potrzebuję więc listy zadań. Oprócz niej przydaje się również kalendarz, ponieważ umożliwia graficzne przedstawienie kluczowych dat w których, lub do których, coś musi być wykonane.
Mój wybór, jeśli chodzi o te dwie funkcje to Todoist i kalendarz iCloud ale to tylko moja osobista preferencja. Do kalendarza iCloud przekonuje mnie jego dostępność na urządzeniach, z których korzystam, a Todoist przekonuje mnie kilkoma swoimi charakterystycznymi cechami. Każdy jednak może mieć swoją własną listę priorytetów przy wyborze. Jeśli miałbym się pokusić o nazwanie jakichś uniwersalnych kryteriów przy wyborze narzędzi, to wskazałbym pewnie przede wszystkim niską barierę użycia. Dobry system do utrwalania zadań powinien umożliwiać łatwe łapanie wszystkiego, co mamy potrzebę w nim umieścić. Gdy już znajdziemy narzędzia, które mają jakiś potencjał, używając ich przekonamy się, na ile ich konkretne możliwości są dla nas istotne i na bazie tych spostrzeżeń możemy szukać czegoś lepszego. Ja na przykład bardzo lubię w Todoist możliwość dołączenia do zadania daty, za pomocą prostego sformułowania językowego. Nie jest to super istotne do organizacji zadań, czy projektów, ale pomaga mi łatwo umieszczać w aplikacji proste przypomnienia, co zwiększa moje zaangażowanie w używanie tego narzędzia.
Na liście zadań mojego przykładowego projektu znalazło się min. dokupienie potrzebnych dzieciom elementów sprzętu, takich jak nieprzemakalne kurtki czy buty, które nadają się w góry. W kalendarzu z kolei znalazły się potencjalne terminy, w których wiedziałem, że możemy pójść w góry i chciałem je zapisać. Kalendarz pokazywał mi, do kiedy muszę zrealizować odpowiednie zadania, ale mogłem to zrobić w dowolnym momencie mieszczącym się w granicznych datach. Zaś dzięki liście zadań wiedziałem, jakie są wszystkie zadania i jaką mają ważność, w porównaniu do pozostałych.
By utrzymać kontakt między tymi dwoma zasobami i kontrolę nad sytuacją, regularnie przeglądałem projekt i oceniałem, czy jakiekolwiek terminy, priorytety, czy inne założenia, wymagają dostosowania. Jeśli jakieś zadanie było zbyt skomplikowane, bym był w stanie łatwo ocenić, kiedy muszę się nim zacząć zajmować, by zdążyć do granicznej daty, rozbijałem je na mniejsze części, które realizowałem po kolei.
Zbieranie zasobów
Drugi element systemu produktywności, jaki mi się przydaje, to narzędzie do zbierania zasobów. Skomplikowane zamiary wymagają często wielu informacji. Ich umieszczenie w jednym miejscu, o którym wiem, że znajdują się tam wszystkie potrzebne do działania zasoby, upraszcza to działanie. Zmniejsza np. ilość prokrastynacji przed najtrudniejszymi zadaniami. Jeśli wiem, że wystarczy otworzyć repozytorium zasobów i po prostu zacząć pracę, jest o wiele łatwiej zacząć. Mam w tym repozytorium zasobów miejsce, gdzie piszę wszystkie rzeczy, które wymagają stopniowego dopracowania, na brudno. To kolejny element, który zmniejsza dyskomfort zajęcia się trudnymi elementami danego projektu.
W moim projekcie, dotyczącym chodzenia z dziećmi po górach, znalazła się tam przede wszystkim lista potencjalnych tras, wraz z kluczowymi informacjami na ich temat – długość, odległość do punktu startowego, pogrupowanie obszarami. Trasy te wyszukiwałem odpowiednio wcześniej, tak by w momencie gdy będzie się zbliżał właściwy moment, po prostu wybrać i nie musieć wymyślać wycieczek na ostatni moment. Robienie tego na poczekaniu, mogłoby spowodować, że odwlekałbym samą wycieczkę, lub frustrował się przygotowaniami. Z drugiej strony, nie chciałem mieć gotowych planów na poszczególne daty, by móc dostosować się do konkretnych, trudnych do przewidzenia wcześniej, okoliczności. Kilka razy w wycieczkach towarzyszyły nam dodatkowe osoby, których preferencje musiałem wziąć pod uwagę. Ten sposób działania ułatwiał radzenia sobie z takimi okolicznościami.
Wielu ludzi nie docenia repozytorium zasobów, jako elementu systemu produktywności. A czasami dobrze zorganizowane informacje są równie istotne, co same zadania. Funkcję tę również może pełnić prosta kartka papieru, ja jednak używam Notion, które podobnie jak inne wybrane przeze mnie aplikacje, odpowiada na moje specyficzne potrzeby. Nieraz jednak w przeszłości używałem prostych aplikacji do notatek, często innych do każdego kolejnego projektu. Nie stanowiło to problemu. Tu bowiem istotna jest przede wszystkim możliwość wyznaczenia jasnych granic tematów i wygenerowania listy treści, detale są dużo mniej istotne. To czyni wiele aplikacji dobrymi kandydatami do tej funkcji. Jest właściwie tylko jedna rzecz, która moim zdaniem powoduje, że jedne potencjalne narzędzia są lepsze od innych – łatwość zbierania treści z zewnętrznych źródeł. W wielu projektach zbieram informacje z sieci i jest to bardzo przydatne, jeśli narzędzie, jakiego używam do utrwalania zasobów, potrafi zapisywać media i inne treści z internetu w czytelny sposób.
Pliki
Zbieranie zasobów wiąże się również z trzecim podstawowym elementem systemu produktywności, czyli z repozytorium na pliki. Jeśli mamy do czynienia z projektem całkowicie analogowym, może to być po prostu teczka, w której umieścimy potrzebne dokumenty. Nie pamiętam jednak, abym kiedykolwiek użył teczki w jakimkolwiek z moich projektów. W świecie cyfrowym ciągle jednak może to być bardzo proste narzędzie – folder na dysku naszego komputera. Wrzucam do niego wszystko, czego nie da się łatwo umieścić w aplikacji do zbierania zasobów.
W przypadku mojego projektu z małymi turystami, były to np. zdjęcia z konkretnych szlaków, które rozważałem. Pomagały mi one wyobrazić sobie te wycieczki. Mogłem te zdjęcia oczywiście wrzucić do Notion, ale stworzenie w pełni funkcjonalnej galerii, w sytuacji gdy było ich sporo, wymagałoby niepotrzebnie dużego wysiłku. Proste umieszczenie ich w folderze, pozwalało łatwiej je przeglądać i dodawać nowe. Ja używam dysku w chmurze, aby mieć dostęp do tych plików ze wszystkich moich urządzeń, ale to oczywiście nie jest konieczne.
I to już wszystko
Tyle narzędzi wystarczy mi do podstawowego systemu produktywności. Trzeba tylko pamiętać o kilku „ale”. Potrzeby mogą się różnić, w zależności od rodzaju projektów, do których chcę je wykorzystać, czy osobistych preferencji (znam osoby dużo bardziej “kalendarzo-centryczne” ode mnie). Tak czy inaczej, zacząłbym od wypełnienia tych trzech podstawowych funkcji pierwszym rodzajem narzędzia jakie mi przychodzi do głowy, a jakie może je pełnić. Jeśli uznam, że potrzebuję innej aplikacji, mogę jej szukać na bazie doświadczeń z moim pierwszym wyborem, tak jak to opisałem wcześniej. Istotne jest również to, by te zasoby były ze sobą połączone i by można było łatwo się między nimi odnosić. Gdy więc zaczynam jakiś nowy projekt, tworzę zwykle kilka rzeczy:
- Specyficzną dla niego listę zadań
- Specyficzną dla niego główną przestrzeń na zasoby, do której link umieszczam na liście zadań
- Specyficzny dla niego folder na pliki, do którego link umieszczam w przestrzeni na zasoby
W przypadku kalendarza nie tworzę nic osobnego, bo w tym przypadku istotne jest widzenie wszystkich, potencjalnie konkurencyjnych wydarzeń, w jednym miejscu.
Czy prowadzony za pomocą tego podejścia projekt “Chodzenie dzieci po górach” (dokładnie tak nazywał się w moich narzędziach) się udał? Tak, jako kryterium sukcesu wyznaczyłem sobie, wspólne przejście, do końca sezonu, dość wymagającego szlaku, który lubię. Udało się to zrobić na początku sierpnia.
Jeśli podobał Ci się ten artykuł, dołącz do newslettera, by nie przegapić kolejnych.